Делопроизводство -секретарь

11 Сентября

от 24 300 до 27 000 руб.

Партнерские Вакансии

Компания "Почта России"

Описание

3.1 Oпеpaтор-дeлoпроизводитель oбязан cтрoгo выполнять уcтныe и письменные пpикaзы и pacпоряжения cвoего непoсpeдствeннoго рукoвoдcтвa и рукoводства Общecтва пo пoдчиненнocти. В cлучaе получения задaний от вышecтоящего pукoводcтва минуя непосpeдcтвеннoгo pуковoдитeля – информировать последнего о полученных заданиях.

3.2 Оператор-делопроизводитель обязан обрабатывать персональные данные (в том числе персональные данные работников Общества), позволяющие идентифицировать физическое лицо, как с использованием средств автоматизации, так и без использования средств автоматизации и получить дополнительные сведения о физическом лице, исключая персональные данные, касающиеся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных и философских убеждений, состояния здоровья, интимной (личной) жизни. Соблюдать конфиденциальность персональных данных.

3.3 Оператор-делопроизводитель обязан соблюдать:

− нормы деловой этики Общества, быть корректным, выдержанным, не допускать неуважительного отношения к другим работникам Общества;

− правила внутреннего трудового распорядка;

− положение о системе управления охраной труда;

− инструкцию о мерах пожарной безопасности.

3.1 Оператор-делопроизводитель обязан соблюдать:

− нормы деловой этики Общества, быть корректным, выдержанным, не допускать неуважительного отношения к другим работникам Общества;

− правила внутреннего трудового распорядка;

− положение о системе управления охраной труда;

− инструкцию о мерах пожарной безопасности.

3.2 Поддерживать доброжелательную атмосферу, как в подразделении, так и в отношениях с другими подразделениями Общества.

3.3 Осуществлять прием корреспонденции поступающей различными способами.

3.4 Осуществлять вскрытие корреспонденции, проверять укомплектованность поступающей корреспонденции.

3.5 Составлять акт учета отсутствия/повреждения документов/приложений в почтовых отправлениях в случае поступления не комплектного/поврежденного документа.

3.6 Осуществлять регистрацию входящих документов в Единой системе электронного документооборота 1С (далее – ЕСЭД).

3.7 Направлять документы на доклад руководству почтамта:

− зарегистрированные документы направлять через ЕСЭД;

− на бумажном носителе передавать нарочно.

3.8 Осуществлять контроль исполнения входящего документа:

− ставить документ на контроль;

− напоминать исполнителю об истечении срока исполнения документа;

− снимать документ с контроля;

− по требованию руководства почтамта формировать отчет по неисполненным контрольным документам по сроку.

3.9 Формировать реестры отправлений входящих документов почтамта с использованием ЕСЭД.

3.10 Осуществлять подготовку к заверке копий входящих документов.

3.11 Осуществлять проверку правильности оформления исходящих документов при поступлении на регистрацию, их комплектность.

3.12 Осуществлять возврат неправильно оформленных документов на доработку.

3.13 Осуществлять регистрацию исходящих документов в ЕСЭД. Передавать исходящие документы на отправку.

3.14 Формировать реестры отправлений исходящих документов с использованием ЕСЭД.

3.15 Вести информационно-справочное обслуживание работников почтамта и корреспондентов по входящим документам.

3.16 Осуществлять проверку правильности оформления проектов организационно-распорядительных документов (далее - ОРД), локально-нормативных актов (далее – ЛНА) в СЭД.

3.17 Осуществлять контроль и согласование проектов ОРД/ЛНА на соответствие документам, регламентирующим работу с ОРД и порядок делопроизводства.

3.18 Осуществлять регистрацию ОРД и ЛНА.

3.19 Осуществлять систематизацию, оперативное хранение ОРД и ЛНА

3.20 Организовывать делопроизводство почтамта в установленном порядке.

3.21 Осуществлять организацию архивного дела в почтамте*:

3.23.1 Осуществлять координацию и контроль исполнения нормативных актов в области архивного дела в почтамте.

3.23.2 Формировать дела в соответствии с номенклатурой дел почтамта, осуществлять прием документов постоянного или временного сроков хранения (свыше 10 лет) в архив, выделять документы с истекшими сроками хранения к уничтожению, обеспечивать сохранность сформированных дел и проходящих документов

3.23.3 Осуществлять методическую поддержку структурных подразделений почтамта в области организации управления архивом.

3.23.4 Организовывать делопроизводство архива почтамта в установленном порядке.

3.23.5 Организовывать работу долговременного архива почтамта:

− обеспечивать комплектование долговременного архива почтамта делами структурных подразделений почтамта в установленном порядке;

− осуществлять передачу долговременного архива почтамта в архив Филиала или в иной архив по распоряжению руководства;

− осуществлять хранение и использование дел, переданных в долговременный архив почтамта;

− организовывать работу хранилища долговременного архива почтамта;

− исполнять запросы по документам долговременного архива почтамта.

3.23.6 Разрабатывать и актуализировать сводную номенклатуру дел почтамта.

3.23.7 Организовывать уничтожение дел в почтамте. Сопровождать акты о выделении дел к уничтожению, организовывать утилизацию дел.

3.23.8 Осуществлять управление электронным архивом почтамта в ЕСЭД. Осуществлять работу в модуле архива ЕСЭД в роли архивиста, сопровождать работу структурных подразделений почтамта в модуле архива ЕСЭД.

3.23.9 При наличии Экспертной комиссии (ЭК) в почтамте исполнять функции секретаря ЭК. Участвовать в работе ЭК почтамта.

3.23.10 Выполнять иные задачи по поручению непосредственного руководителя в части организации хранения управленческого архива почтамта.